Un'unica assistente virtuale che risponde ai pazienti su WhatsApp e sul sito, richiama i contatti delle campagne, fissa gli appuntamenti in agenda e passa allo studio tutto ciò che deve gestire una persona.
Abbiamo costruito una sola assistente, Serena, che lavora su due fronti: risponde in chat ai pazienti che vi scrivono, e richiama al telefono chi lascia i propri dati nelle campagne. In entrambi i casi conosce le stesse informazioni dello studio, scrive gli appuntamenti nello stesso calendario e si ferma esattamente negli stessi punti.
Serena è stata addestrata sui vostri materiali: le domande frequenti, le prestazioni, le convenzioni, gli orari e la sede di Piazza E. Marelli 18 a Pavia. Non improvvisa: quando una risposta non è tra le informazioni che ci avete dato, lo dice e passa la palla allo studio.
Che il paziente vi scriva o che sia Serena a chiamarlo, la conversazione finisce in uno di tre modi: un appuntamento in agenda, un'informazione corretta, oppure il passaggio a una persona dello studio.
Risponde per iscritto su WhatsApp, sul sito e sui social. Dà informazioni su prestazioni, sede, orari e convenzioni, propone gli orari liberi e fissa l'appuntamento in agenda. Parla italiano e inglese.
Richiama chi ha lasciato i propri dati nelle campagne, spiega la prestazione e fissa l'appuntamento. Se serve una persona non improvvisa: prende nota della richiesta e lo studio richiama.
Chat e telefono scrivono sullo stesso calendario dello studio: prima leggono gli orari realmente liberi, poi propongono, e solo dopo la conferma del paziente fissano l'appuntamento. Niente doppie prenotazioni.
Quando la richiesta non è sua, Serena registra nome, numero e motivo e li fa arrivare allo studio via email. Il paziente non resta mai con una promessa senza qualcuno che la raccolga.
Qui sotto c'è l'assistente vera, la stessa che risponderà ai vostri pazienti. Scrivetele come farebbe una persona: chiedetele gli orari, dove siete, quanto costa una seduta, se siete convenzionati, oppure provate a farvi proporre un appuntamento. Risponde in tempo reale.
Lasciate nome e numero di cellulare qui sotto: Serena vi chiama entro pochi istanti, esattamente come farà con i contatti che arrivano dalle campagne. Rispondete come farebbe un paziente e provate a farvi fissare un appuntamento.
L'idea è semplice: Serena si prende tutto ciò che è ripetitivo e verificabile, e lascia allo studio tutto ciò che richiede una valutazione umana. Non c'è nessun caso in cui una richiesta resta sospesa senza che qualcuno lo sappia.
Il paziente scrive al numero dello studio o dai profili social: Serena risponde nella stessa conversazione, come farebbe la segreteria.
Una bollicina di chat in basso a destra su tutte le pagine. Il codice da incollare è pronto: serve solo che chi gestisce il sito lo inserisca.
Serena richiama i contatti che arrivano dalle campagne, con più tentativi distribuiti nell'arco della giornata se non risponde nessuno. Mai di domenica.
Il passaggio non è una frase di cortesia: Serena registra il contatto e il motivo prima di promettere qualcosa. Allo studio arriva una notifica via email con nome, numero e motivo della richiesta, così il richiamo parte da chi risponde, non da chi ha chiesto.
Serena non ipotizza cause, non consiglia terapie e non dice se un sintomo è preoccupante. Su questi temi passa sempre a una persona.
Comunica solo il prezzo della singola seduta di fisioterapia. Per pacchetti, prestazioni mediche e casi particolari rimanda allo studio.
Risponde attingendo ai vostri documenti. Se una domanda esce da lì, non prova a rispondere lo stesso: lo dichiara.
Se un paziente chiede di non essere più contattato, la richiesta viene registrata sul contatto e le comunicazioni successive si fermano.
Il sistema è costruito e funzionante: quello che vedete in questa pagina è già l'assistente vera. Per accendere tutto sulle vostre linee e sui vostri canali mancano alcune cose che possiamo ricevere solo da voi. Le abbiamo messe in ordine di dipendenza: le prime due sbloccano tutto il resto.